Nueve pasos clave para elaborar un plan estratégico de departamento

El 76 % de los responsables de la estrategia corporativa aseguran que en los planes estratégicos son cada vez más frecuentes los cambios de rumbo importantes. Si bien los responsables de departamento no deberían elaborar nunca sus planes estratégicos en medio de la nada, los cambios disruptivos actuales (desde la inflación de precios y salarios hasta los riesgos derivados de la invasión rusa en Ucrania) hacen más imprescindible aún que los planes estratégicos de departamento tengan en cuenta diferentes escenarios hipotéticos y puedan adaptarse a los cambios de rumbo de la estrategia empresarial.

“La clave consiste en regirse por algunos principios fundamentales en todo proceso de planificación estratégica, ya sea a nivel empresarial, de la unidad de negocio o del departamento”, afirma Marc Kelly, VP de Gartner. “Se debe eliminar todo aquello que resulte innecesario y superfluo para comunicar una estrategia eficaz”. 

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Adopta una mentalidad estratégica

Antes de iniciar el proceso de planificación estratégica de tu departamento, asume el compromiso de adoptar una mentalidad estratégica. No dejes que te dominen el cortoplacismo, los planes de ejecución táctica y otras actividades de verificación. Con demasiada frecuencia el interés por cumplir los objetivos a corto plazo, el temor al fracaso y la preocupación por las cuestiones operativas ahogan las aspiraciones. 

Este principio es aplicable a tu mentalidad en la gestión de costes y en la elaboración de presupuestos. Oblígate a adoptar un enfoque estratégico en todos los momentos y todos lugares en los que decidas qué iniciativas se deben perseguir y financiar. 

Observa la arquitectura de costes de tu departamento a través de la lente del valor comercial y considera la optimización de costes como una disciplina continua, centrada en dirigir los recursos (tiempo, capacidades y presupuesto) hacia iniciativas de crecimiento diferenciadoras, por ejemplo la digitalización. Transmite con claridad los mejores enfoques de elaboración de presupuestos para las necesidades de tu departamento, teniendo en cuenta qué tipo de presupuesto, basado en los objetivos de la empresa, apoyará mejor la ejecución de tu estrategia.

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Después, adopta un enfoque metódico y gradual

Los mejores planes de departamento identifican una selección de iniciativas que impulsarán las aspiraciones empresariales e involucrarán las necesarias capacidades (tiempo, presupuesto, talento y tecnología) para ejecutarse satisfactoriamente. Estos nueve pasos proporcionan una guía que ayudará a los responsables de departamento a abordar de forma rigurosa la planificación, por muy adaptativa que sea la estrategia de la empresa.

1. Presenta las expectativas 

Define, de antemano y con claridad, el contexto de la empresa y del negocio para todas las partes interesadas. Así evitarás malentendidos entre los responsables y los ejecutivos que podrían hacer descarrilar el proceso. 

Presenta a tu departamento las responsabilidades, los plazos del proceso y los resultados que esperas de cada participante, en especial cuando los procesos de planificación y de elaboración de presupuestos impliquen a varios departamentos. Identifica qué partes interesadas aprobarán en última instancia tu estrategia y tus planes presupuestarios.

2. Verifica el contexto empresarial 

Confirma:

• La misión de la empresa, que define la razón de ser de tu organización y las metas permanentes que persigue. 

  • Ejemplo: La misión de un fabricante de coches eléctricos de “acelerar la transición mundial hacia la energía sostenible” refleja su absoluto compromiso por avanzar hacia unas prácticas sostenibles y recuerda a sus empleados el objetivo general de la empresa.

• La visión de la empresa, que materializa las aspiraciones abstractas pero realistas de la organización, incluidos los valores, principios y creencias subyacentes, y en la que se apoyan los procesos de toma de decisiones.

  • Ejemplo: La visión de una compañía aeroespacial de “ser la principal empresa en la industria de defensa, aeroespacial y de seguridad” es realista y más atractiva que el status quo. Posee dirección y enfoque.

Asegúrate de que los empleados de tu departamento sepan cómo se aplican la misión y la visión en su trabajo específico. Expresa con claridad qué repercusión tendrán las prioridades, los desafíos y los cambios de rumbo empresariales en los imperativos, oportunidades, riesgos y prioridades de tu departamento.

3. Establece metas y objetivos

La estrategia empresarial traduce las aspiraciones comerciales en:

• Metas: Compromisos individuales o combinados que, cuando se alcanzan, impulsan valor diferenciador a largo plazo.

  • Ejemplo: Llegar a ser el mayor proveedor de electricidad de fuentes renovables de Europa.

• Objetivos: Pasos concretos y cuantificables que describen cómo se alcanzará una meta específica (consulta en el paso 4 las acciones necesarias para ello).

  • Ejemplo: Incrementar la capacidad de energía eólica un 200 % global durante tres años, con 10 nuevos parques eólicos en cinco zonas de Europa.

Cuando el plan empresarial esté claro, puedes evaluar el estado actual de las actividades de tu departamento, identificar el estado futuro y establecer las metas y los objetivos en consonancia.

4. Desarrolla un plan de acción

Esta es la etapa en que, partiendo de tu evaluación general, conviertes tus metas y objetivos en pasos con acciones detalladas y responsabilidades asignadas. Este plan de acción del departamento debe ser un documento formal que resuma la secuencia de los pasos o las iniciativas necesarios para alcanzar un objetivo. Será la principal fuente de información acerca de cómo ejecutarás, supervisarás, controlarás y cerrarás cada objetivo.

Los planes de acción están sujetos a cambios si se producen acontecimientos inesperados, así que deberás prepararte para reaccionar con una estrategia de adaptación.

5. Evalúa tus capacidades 

Identifica las capacidades del departamento que son necesarias para ejecutar tu plan de acción. Pide a los socios comerciales que evalúen su percepción de las debilidades y fortalezas de tu departamento. Tu propia evaluación y la de tus socios comerciales deberían coincidir a grandes rasgos. Independientemente de ello, genera y prioriza una lista de capacidades que impulsar y carencias que cubrir en tu departamento, como resultado de tus hallazgos.

6. Establece medidas e indicadores

Los términos medida e indicador a menudo se usan indistintamente, pero no deben confundirse.

• Una medida es un resultado comercial observable (por ejemplo, el compromiso de los empleados). Las medidas te permiten evaluar la eficacia de tus planes de acción. Debes acordarlas de antemano para evitar sesgos en los informes.

• Un indicador describe los datos reales recopilados para cuantificar la medida (por ejemplo, el porcentaje de empleados “satisfechos” según una encuesta anual).

Intenta que las medidas y los indicadores sean lo bastante exhaustivos como para reflejar todo un rango de variables. A modo de ejemplo, no te bases solo en la satisfacción del cliente para medir el compromiso del empleado. Incluye el seguimiento de factores esenciales, como el esfuerzo discrecional y la intención de permanencia.

7. Recoge tu estrategia en una (sí, una) página

Presenta de forma sencilla y clara los elementos clave de tu plan estratégico: en qué estado se encuentra la organización del departamento, a qué estado aspira y cómo alcanzará ese estado el futuro. 

Sintetiza una visión general en una sola página que comunique cómo estás aportando valor hoy y demuestre cómo tu plan estratégico repercutirá en la empresa a lo largo del próximo año. Incluye una declaración de la estrategia, una descripción de tipo “antes y después” del estado de tu departamento, uno o dos supuestos fundamentales que sustenten la estrategia y entre cinco y siete iniciativas necesarias para cumplir los objetivos departamentales establecidos en apoyo de los objetivos de la empresa.

8. Materializa el plan

Para conseguirlo, difunde los objetivos y la estrategia en todos los niveles de tu departamento y de la empresa. La plantilla de estrategia de una página es una herramienta práctica porque facilita la comprensión del plan a los demás, pero necesitarás de todas formas un proceso premeditado para comunicarlo y garantizar que los integrantes fundamentales lo entiendan y lo acepten. 

Debes concebir un mensaje claro y coherente que promueva la aceptación y el compromiso de los responsables de departamento y la implicación y la motivación de la mano de obra, habiendo informado claramente a todas las partes interesadas acerca del cambio en tus prioridades y de los motivos que lo justifican.

9. Prepárate para responder al cambio

Una vez adoptado y compartido el plan estratégico, es imprescindible medir sus progresos con respecto a los objetivos, revisar y supervisar el plan para asegurar que mantenga su validez y adaptar la estrategia a las condiciones comerciales cambiantes. Para ello:

• Supervisa las causas de activación para realizar un seguimiento de la eficacia del plan estratégico.

• Cancela rápidamente los proyectos que no rinden según lo esperado.

• Haz un seguimiento y una validación de las suposiciones periódicamente. 

Por último, asegúrate de contar con un plan de acción consensuado sobre los pasos específicos o las decisiones que se deben adoptar para incrementar las opciones de éxito cuando la supervisión active una alarma.

En resumen: 

• Los cambios de rumbo son cada vez más frecuentes en los planes estratégicos y esto exige un esfuerzo a los responsables de departamento.

• Tu objetivo debe ser elaborar y comunicar un plan de acción claro que explicite en qué estado se encuentra el departamento, en qué estado debería encontrarse y cómo alcanzar dicho estado y medir los progresos.

• Y una vez que el plan estratégico haya sido adoptado, revísalo periódicamente para asegurar que mantenga su validez y adáptalo a las situaciones cambiantes y las circunstancias comerciales, en caso necesario.