Usar un enfoque estructurado para gestionar los costes significa buscar un cambio en el gasto para proteger el valor.
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Optimización de costes efectiva, incluso en tiempos de volatilidad económica
Por Alexander Bant | 28 de abril de 2025
La optimización de costes protege los impulsores de valor, incluso cuando se reducen gastos
Una encuesta realizada por Gartner en marzo de 2025 a más de 500 ejecutivos reveló que el 49 % esperaba recortes en sus presupuestos y gastos durante el segundo trimestre. Esto ocurrió incluso antes de que las nuevas políticas arancelarias de EE. UU. encendieran las alarmas sobre el riesgo de un incremento de la inflación y una desaceleración del crecimiento.
En el actual contexto económico incierto y con la creciente presión sobre los márgenes, los directivos necesitan procesos efectivos que les permitan reducir costes sin poner en riesgo los impulsores de valor y crecimiento. Gartner ha defendido durante mucho tiempo la optimización estructurada de costes como método para lograrlo, pero ahora más que nunca, es fundamental que los directivos consideren sus decisiones en materia de costes como acciones diferenciadas para reducir el gasto, optimizar el rendimiento y, al mismo tiempo, aumentar las inversiones orientadas al crecimiento futuro.
Para obtener más información sobre cómo equilibrar las presiones inmediatas con los objetivos estratégicos a largo plazo, fomentar una cultura orientada a la optimización de costes y adoptar la innovación para impulsar el éxito futuro, únete al webinar gratuito “Ejecución en una economía volátil: optimización de costes y flexibilidad operativa”.
La optimización de costes reorienta el gasto para impulsar la competitividad a largo plazo
La optimización de costes reduce sistemáticamente los gastos innecesarios, mientras mejora el rendimiento en toda la empresa y permite reinvertir en capacidades de alto valor.
Lo que las empresas líderes comparten con Gartner sobre la gestión de costes
Gartner ha analizado durante mucho tiempo lo que llamamos “empresas de crecimiento eficiente”, es decir, organizaciones que han logrado un crecimiento sostenible y a largo plazo en sus ingresos durante los ciclos económicos, al tiempo que han mejorado continuamente sus márgenes. Estas empresas adoptan un enfoque fundamentalmente diferente respecto a los costes, en el que:
Tratan el gasto en capacidades diferenciadas como una fuente de ventaja competitiva, no como un gasto que deba minimizarse.
Reasignan sistemáticamente los recursos hacia actividades que impulsan el crecimiento.
Mantienen una disciplina estricta con respecto a los costes sin sacrificar la innovación ni la agilidad.
Integran la conciencia de costes en la toma de decisiones.
Gracias a esta mentalidad disciplinada y con visión de futuro, las empresas orientadas al crecimiento eficiente logran superar a sus competidores y desarrollar una resiliencia sostenible, incluso en tiempos de volatilidad. El enfoque de optimización de costes de Gartner recoge estos enfoques de las empresas líderes de forma que cualquier directivo empresarial pueda ponerlos en práctica.
Los CFO suelen asumir la responsabilidad de los programas de optimización de costes (consulta el artículo: “Cómo los CFO pueden desarrollar un programa de optimización de costes que impulse el valor”), pero cualquier directivo puede usar este enfoque para tomar decisiones de costes que impulsen el valor en sus equipos y departamentos, y para justificar con rigor los planes de costes que presentan a su CFO.
Cabe destacar que, aunque la optimización estratégica de costes es idealmente un proceso continuo, puede adaptarse para responder a presiones de costes a corto plazo. Así, incluso las acciones urgentes para reducir costes forman parte de una respuesta programada (no impulsiva) que protege los objetivos empresariales a largo plazo. Por ejemplo, consulta el artículo “Las 10 reglas para una rápida reducción de costes en materia de TI” y descubre cómo los CIO comprometidos con la optimización de costes continua pueden actuar de forma rápida y eficaz.
La guía de optimización de costes para 2025 se basa en tres pilares
Piensa en la optimización de costes como un conjunto de estrategias prácticas para:
Reducir sistemáticamente los gastos innecesarios.
Optimizar el rendimiento empresarial.
Invertir en fuentes futuras de valor.
En 2025, las condiciones económicas como la volatilidad de los precios y la presión sobre los márgenes exigen una gestión agresiva y sistemática de estas estrategias. Gartner ofrece una guía personalizada para una optimización eficaz de costes, una muestra de lo que encontrarás en estas buenas y malas prácticas.
Buenas y malas prácticas a la hora de reducir el gasto
Presenta de manera proactiva un plan de optimización de costes a tu CFO para que pueda integrar tus estrategias en el plan global de la empresa, asegurando alineación y responsabilidad compartida.
Evalúa la complejidad futura para que tu estructura de costes y gastos se ajuste al modelo de negocio y a las operaciones que te permitirán generar valor en el futuro.
Enfoca las iniciativas de IA generativa en ahorros de costes inmediatos y comprobados, y evita los casos de uso a medio plazo donde pueda resultar difícil lograr dichos ahorros.
Evita los recortes generalizados. Los recortes sin criterio no permiten diferenciar entre lo que es más o menos importante. Prioriza los recortes según el valor estratégico y el impacto.
Recopila ideas de ahorro de costes de los equipos de primera línea mediante el establecimiento de criterios claros para obtener información de quienes están más cerca de las operaciones diarias.
No congeles la contratación de forma generalizada. Reevalúa las vacantes y cubre solo aquellas que estén alineadas con tus prioridades estratégicas actuales y futuras.
Prescinde del talento de bajo rendimiento o baja productividad, así como de quienes no cuenten con las habilidades necesarias para tus objetivos futuros. Facilita recursos a los empleados de alto rendimiento.
- Adopta una postura proactiva al negociar con proveedores. Aprovecha las condiciones del mercado para reducir costes y reevalúa si los puestos y habilidades externalizados realmente contribuyen a tus objetivos, y de qué manera.
Buenas y malas prácticas a la hora de optimizar el rendimiento
Diseña una hoja de ruta estratégica plurianual para la optimización de costes con objetivos, KPI e hitos, que evolucione desde recortes inmediatos hacia una optimización sostenible del valor.
Identifica los costes diferenciadores, es decir, aquellos que generan, potencian o refuerzan ventajas competitivas (como características únicas de producto), y asegúrate de protegerlos.
Cuestiona todos los costes. Retira la financiación de los proyectos con bajo rendimiento y reasigna esos recursos rápidamente a unas pocas iniciativas de alto impacto.
Fomenta una cultura de control de costes. Incentiva a los equipos o individuos que identifiquen e implementen ahorros, y reinvierte parte de esos ahorros en quienes hayan contribuido a generarlos.
Acelera la reingeniería de procesos mediante la automatización de procesos robotizados (RPA), la gestión de procesos empresariales (BPM), la computación en la nube y la inteligencia artificial.
Buenas y malas prácticas a la hora de invertir en futuras fuentes de valor
Desarrolla un marco para anticipar, supervisar y adaptarte al cambio, ajustando de forma flexible tus capacidades y recursos hacia lo que realmente importa.
Retén al mejor talento. Identifica a los profesionales de mayor rendimiento y asígnalos a las actividades más importantes. Reconócelos, compénsalos y desarrolla sus carreras para fomentar su permanencia.
Garantiza la productividad, incluso con una fuerza laboral reducida. Prioriza la automatización de forma estratégica e invierte en alfabetización en IA y planificación de la fuerza laboral para prepararse para los puestos rediseñados.
Elimina los obstáculos a la innovación y la toma de decisiones: desde procesos internos, políticas y burocracia hasta productos de bajo rendimiento en la cartera.
Aprovecha el gasto anticíclico como ventaja competitiva. Comunica con claridad a los inversores y las partes interesadas externas en qué estás invirtiendo para impulsar el crecimiento futuro.
- No prives de recursos a los motores de crecimiento a largo plazo, como la IA y la automatización. Presenta un caso claro y directo a los inversores para las inversiones en IA y automatización, destacando sus beneficios de crecimiento a largo plazo.
Descarga el marco de optimización de costes para tu departamento.
Preguntas frecuentes sobre la optimización de costes
¿Qué es la optimización de costes?
La optimización de costes es un proceso estratégico y continuo que busca reducir y gestionar los gastos, maximizando al mismo tiempo el valor, la eficiencia y el rendimiento empresarial. Más allá de simplemente recortar costes, su finalidad es alinear el gasto con los objetivos empresariales, mejorar la eficiencia operativa y liberar recursos para invertir en fuentes de valor futuras.
¿En qué se diferencian la reducción de costes y la optimización de costes?
La optimización de costes es una actividad continua y centrada en la empresa, cuyo objetivo es maximizar el valor empresarial mientras se reducen los costes. En cambio, la reducción de costes es una medida a corto plazo enfocada en disminuir los gastos. Mientras que la optimización de costes es una práctica estratégica, continuada y holística, la reducción de costes es una iniciativa única, táctica y reactiva.
