Guía fundamental de planificación estratégica

Mediante la planificación estratégica podemos asignar las iniciativas e inversiones necesarias para alcanzar los objetivos estratégicos a largo plazo. Aquí encontrarás los pasos a seguir para lograr un buen resultado.

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La planificación estratégica que sí funciona, incluso en tiempos volátiles

Solo el 29 % de los estrategas afirman que sus organizaciones modifican los planes estratégicos lo bastante rápido como para responder a eventos disruptivos. ¿Cuál es el problema? A menudo es una cuestión de falta de claridad en los objetivos, deficiencias en los procesos de planificación estratégica y poca implicación por parte de los responsables de empresa.

Con la ayuda de esta guía:

  1. Transforma tu estrategia en acciones más rápidamente.

  2. Evita los siete errores habituales en la planificación estratégica.

  3. Sintetiza y comunica tus planes utilizando una plantilla exclusiva de una sola página.

Cuatro elementos básicos de la planificación estratégica

En tiempos de cambio disruptivo es más importante que nunca comprender qué significa y qué aporta la planificación estratégica, qué supuestos se deben adoptar y cómo aprovechar el valor de la estrategia adaptativa y de la planificación de escenarios hipotéticos.

Estrategia y planes estratégicos: en qué se diferencian y por qué es importante distinguirlos

La estrategia establece una concepción general de los objetivos que la organización se propone y de lo que necesita para alcanzarlos. Los planes estratégicos tienden puentes entre aquella concepción general y los proyectos concretos y acciones diarias en los que, en última instancia, se materializa la estrategia. El primer paso consiste en conocer las diferencias entre estrategia y planes estratégicos, y por qué es importante distinguirlos.

  • La estrategia define la dirección de la empresa a largo plazo. Articula cómo actuará la empresa para competir con buenos resultados en los mercados elegidos o, en el caso del sector público, cómo actuará la entidad para cumplir su misión.

  • Los planes estratégicos definen cómo alcanzará la empresa sus aspiraciones a medio plazo. Con demasiada frecuencia los planes estratégicos se establecen solo para ser olvidados hasta que se inicia el siguiente ciclo de planificación. Un plan estratégico bien elaborado transforma la estrategia en una hoja de ruta clara, con las iniciativas, acciones e inversiones necesarias para ejecutarla y alcanzar los objetivos de la empresa.

  • Los planes estratégicos departamentales documentan las decisiones y acciones que necesita adoptar el departamento para avanzar de su estado actual hasta el estado final deseado y contribuir eficazmente al modelo de negocio y a los objetivos de la empresa.

  • Los planes estratégicos de la unidad de negocio definen y concluyen las metas, los objetivos y las iniciativas de cada unidad, teniendo en cuenta al mismo tiempo las prioridades de la empresa y las tendencias externas. 

  • Los planes operativos se ocupan de la ejecución de proyectos y cambios específicos a corto plazo, así como de aquellas tareas operativas que no se recogen en el plan estratégico.

Si eres responsable de la estrategia de tu departamento, por ejemplo, de Tecnología de la Información, establece estructuras estratégicas centradas únicamente en los aspectos importantes: supuestos esenciales, indicadores pertinentes e iniciativas clave que tu departamento necesita para contribuir de forma eficaz a los objetivos de la organización, incluso si dichos objetivos cambian.

Presta atención a las principales tendencias y cambios disruptivos y pon a prueba tus supuestos estratégicos

Es esencial detectar y responder a las tendencias y los eventos disruptivos que puedan repercutir en tu estrategia y tus planes estratégicos, así como modificar tus supuestos estratégicos. Los ciclos de la planificación estratégica deberían incorporar algún mecanismo para revisar la pertinencia de los supuestos (consulta también el apartado “Planificación de escenarios hipotéticos”).

No tener en cuenta las tendencias y los cambios disruptivos, o restarles importancia, puede conllevar carencias significativas en tus supuestos estratégicos y en el proceso de planificación estratégica, ya que podrías pasar por alto tanto las amenazas como las oportunidades de tu propuesta de valor y de tu posicionamiento competitivo.

Una encuesta reciente de Gartner reveló que solo el 38 % de las organizaciones cuentan con un proceso formal para detectar este tipo de tendencias. Gartner analiza o "teje" las siete áreas clave de los cambios disruptivos en un “tapiz” de tendencias (TPESTRE, por sus siglas en inglés) para reforzar la naturaleza interconectada de las áreas de tendencia acronimizadas (observa la figura).

Los ejecutivos y los equipos de diferentes departamentos pueden utilizar el análisis TPESTRE para identificar en cualquier momento tendencias clave (desde la experiencia humana mejorada hasta la sostenibilidad digital) y analizar su impacto. Esto les permitirá definir supuestos estratégicos en torno a las tendencias cuando empiecen a determinar qué acciones podrán ser necesarias en cuanto a modelos empresariales, personal/capacidades, sistemas de TI y recursos.

Después del impacto humanitario y geopolítico que han supuesto la pandemia de COVID-19 y la invasión rusa en Ucrania, una herramienta como el análisis TPESTRE puede ayudarte a identificar y supervisar una serie de riesgos que podrían afectar a tu empresa o tu departamento y que necesitas incluir en tu planificación de escenarios hipotéticos. 

La planificación de escenarios hipotéticos, una herramienta de planificación estratégica clave para los departamentos

La planificación de escenarios hipotéticos permite a los ejecutivos y a sus equipos estudiar y evaluar alternativas de futuro plausibles para hacer que sus planes estratégicos sean más robustos y resilientes. El cambio disruptivo y la volatilidad asociados a la pandemia pusieron de manifiesto la importancia de aprovechar una variedad de escenarios hipotéticos para reiniciar la estrategia empresarial y los planes estratégicos. 

La planificación de escenarios hipotéticos, utilizada habitualmente por los estrategas a nivel corporativo, es también muy valiosa a nivel de departamento. Muchos responsables de departamento poseen poca experiencia en esta planificación estratégica de escenarios hipotéticos, a pesar de trabajar regularmente con el director financiero (CFO) en la preparación de presupuestos y en diferentes previsiones. Los responsables que aprendan a planificar escenarios hipotéticos y apliquen este conocimiento a su planificación estratégica pueden ayudar a sus organizaciones a sortear con más eficacia las situaciones volátiles y dinámicas, en especial en cuestiones como la cadena de suministro, donde la disrupción sigue siendo elevada.

Analizar escenarios hipotéticos te ayuda a determinar los planes de acción y estrategias más adecuados para diferentes futuros posibles. Te muestra cómo actuar en un futuro concreto y qué conjunto de medidas tendría sentido adoptar, independientemente de cómo evolucionen, finalmente, las circunstancias. 

Para los directores de áreas funcionales, el desarrollo de escenarios hipotéticos y sus supuestos subyacentes es ya un ejercicio útil para confirmar o cuestionar las estrategias y asegurar su vigencia.

El objetivo de la planificación de escenarios hipotéticos es asegurar el mejor resultado inmediato posible, además de preparar los planes de acción alternativos más adecuados en función de cómo evolucione la situación. El acordar proactivamente tanto las decisiones operativas a medio plazo como los planes estratégicos a largo plazo reducirá el tiempo de respuesta a los riesgos y oportunidades emergentes. Esto puede ayudar a tu departamento a anticiparse a los impactos negativos de un acontecimiento de gran magnitud o un cambio disruptivo, en lugar de controlarlos de forma reactiva.

Utiliza la planificación estratégica adaptativa para propiciar una respuesta más rápida

En un mundo marcado por crecientes niveles de volatilidad e incertidumbre, cualquier estrategia puede quedar obsoleta rápidamente. Para abordar este desafío, es imprescindible que la planificación estratégica sea adaptativa. Cuanto más rápido sea el ritmo de cambio de las condiciones operativas y más cambios disruptivos debas integrar en tu estrategia a largo plazo, más adaptativos deberán ser tus modelos de estrategia.

Un enfoque adaptativo de la estrategia es lo que asegura que tu organización pueda detectar anticipadamente las nuevas oportunidades y reaccionar más rápidamente que tus competidores, lo que aumentará tus probabilidades de éxito en un mundo digital dinámico.

Un verdadero enfoque adaptativo de la estrategia es compatible con las cuatro prácticas básicas (consulta la figura) diseñadas para que la empresa deje atrás un proceso rígido, descendente y basado en el calendario y adopte un enfoque estratégico más adaptativo, basado en los acontecimientos. Una estrategia de departamento puede incorporar los mismos principios. Aunque un enfoque realmente adaptativo se basará en las cuatro prácticas básicas, los responsables de departamento pueden centrarse inicialmente en aquellas que permitan abordar los desafíos estratégicos inmediatos. 

En lugar de necesitar información exacta o exhaustiva para su ejecución, la estrategia adaptativa utiliza la información disponible para identificar las acciones inmediatas que la empresa o el departamento necesita para conseguir buenos resultados. Estas acciones pueden incluir desde centrarse en las áreas más prioritarias hasta efectuar inversiones básicas o llevar a cabo pruebas experimentales de las ideas. Puedes utilizar los conocimientos que se derivan de estas acciones, junto con cualquier información y análisis nuevos, para identificar las posibles acciones futuras.

La estrategia adaptativa te exige revisar la estrategia cada vez que dispones de información nueva (y relevante), por lo que es importante repasar continuamente el contexto empresarial para identificar cambios y comprobar (y, en caso necesario, ajustar) la estrategia en respuesta a dichos cambios. (Consulta también el apartado “Supuestos estratégicos”.)

Descubre más elementos clave de planificación estratégica para tu departamento

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Preguntas frecuentes

La planificación estratégica es el proceso que permite a las empresas, los departamentos y las unidades de negocio identificar la hoja de ruta de iniciativas y la cartera de inversiones que van a necesitar a medio plazo para alcanzar los objetivos estratégicos a largo plazo.

La planificación estratégica se inicia con el establecimiento de la estrategia a nivel corporativo, pero dicha estrategia debe traducirse en acciones. Cuando se habla de tres niveles de planificación estratégica, suele tratarse del corporativo frente al de unidad de negocio y de departamento. Los cuatro tipos de planes son habitualmente estratégicos, operativos, tácticos y de contingencia.

Para elaborar un plan estratégico eficaz con un proceso sistemático y secuencial, los responsables de departamento deben:

  1. Garantizar un uso coherente de los distintos conceptos para minimizar la confusión en la planificación estratégica y establecer una base de colaboración.

  2. Asentar una base sólida para una planificación más detallada y, para ello, definir o someter a pruebas de estrés, ante todo, la misión, la visión y la declaración de objetivos.

  3. Racionalizar las aportaciones de las partes interesadas y, para ello, limitar la definición de la misión, la visión y los objetivos a la alta dirección, y dejar el desarrollo de objetivos, planes de acción, medidas e indicadores a los gerentes con experiencia en la ejecución.

Los elementos clave de un plan estratégico eficaz comprenden:

  • Misión y visión. La misión de la organización articula sus razones de ser, y la visión establece en qué espera convertirse la organización. El plan estratégico, que vincula a ambas, debe ser lo suficientemente adaptativo como para reaccionar si el contexto cambia durante la ejecución.

  • Supuestos estratégicos. Para elaborar un plan estratégico eficaz, la dirección debe analizar las tendencias y los eventos disruptivos para evaluar su posible impacto en los objetivos de la empresa.

  • Diseño de un plan estratégico. Un diseño de planificación estratégica riguroso traduce eficazmente la estrategia en planes que pueden y van a ser ejecutados. Los planes deficientes dan lugar a una ejecución insuficiente.

  • Misión: objetivo de la organización

  • Visión: futuro estado deseado

  • Meta: finalidad

  • Objetivo: cómo alcanzar las metas

  • Plan de acción: lo que hace falta para alcanzar objetivos.

  • Medidas e indicadores: seguimiento del progreso hacia las metas.

Por “sistemas” de planificación estratégica entendemos las herramientas utilizadas para documentar los planes estratégicos. Gartner recomienda a las organizaciones que eviten centrarse en la estrategia según los términos del documento que estén elaborando y se centren en cambio en convertir la estrategia en un plan de acción que resulte fácil de comunicar.

El plan de acción estratégico es un documento formal que sirve como fuente principal de información sobre cómo se ejecutarán, supervisarán, controlarán y cerrarán los objetivos. Muchas organizaciones también implementan un “plan de acción” asociado pero separado para lograr el modelo operativo. 

Las medidas son resultados observables que permiten a las organizaciones evaluar la eficacia de sus planes de acción. Los indicadores cuantifican esos cambios observados para permitir a una organización cuantificar concretamente su progreso y mantenerse alineada con las medidas que ha elegido.

Estos siete factores de éxito son esenciales para diseñar unos planes estratégicos de alto nivel, que se ejecuten satisfactoriamente, pero que tengan capacidad de reacción ante el cambio:

  1. Enfoque en el diseño de una estrategia mínimamente viable.
  2. Personalización de los esfuerzos de planificación para adaptarlos al nivel de los participantes.
  3. Creación de un borrador inicial para el diseño de la iniciativa antes de priorizar las acciones estratégicas.
  4. Claridad sobre quién se responsabiliza de qué.
  5. Encauzamiento de los planes horizontalmente, no solo en sentido descendente.
  6. Enfoque de los indicadores de rendimiento en los supuestos estratégicos clave.
  7. Pruebas de estrés de los planes ante un conjunto reducido de futuros escenarios hipotéticos.

Mejora el rendimiento en tus principales prioridades estratégicas.