¿Convertir el trabajo híbrido en algo más permanente? Establece unas reglas básicas

Para 2022, el 25 % de la mano de obra del conocimiento a nivel internacional elegirá su hogar como lugar de trabajo principal, y el 45 % de la mano de obra trabajará desde casa dos o tres días a la semana. Algunos empleados están encantados con esta perspectiva. Otros, no lo están tanto. 

Para muchos empleados, la novedad de trabajar desde casa ya se ha desvanecido y están ansiosos con la posibilidad de una mudanza permanente a un entorno de trabajo híbrido. Puedes ayudar a reducir tu ansiedad con unas reglas básicas simples para interacciones virtuales y otros retos laborales exclusivos de los equipos de teletrabajo e híbridos. 

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Tres maneras de mejorar la vida de los equipos híbridos y remotos

Deberás personalizar tus pautas para garantizar que se adapten bien a cada equipo y a tu cultura corporativa, pero es importante centrar esas reglas básicas en mejorar tres aspectos del trabajo en equipo remoto e híbrido.

N.º 1: Unidad y salud de equipo

Fomenta la unidad interpersonal de tus equipos, que puede ser especialmente difícil de mantener en un entorno remoto, pero es fundamental para fomentar la participación y la inclusión colectivas del equipo. Los responsables deben ser empáticos y accesibles: esto puede marcar la diferencia entre una gran experiencia para los empleados y una no tan buena. 

Los miembros del equipo suelen obtener sus principales señales de trabajo del comportamiento de su responsable directo, así que asegúrate de que los responsables modelen el comportamiento productivo. Por ejemplo, menciona explícitamente e ilustra la capacidad de cambiar los turnos de trabajo (para una visita al médico, consultar con un carpintero o cuidar a un niño enfermo) para reforzar la idea de que todos estamos juntos en esto.

Ver recursos: El futuro del trabajo se reinventa

N.º 2: Gestión del tiempo y coordinación de equipos

Promueve la transparencia sobre la forma en la que los equipos usan su tiempo y sea flexible en la coordinación de cómo se realiza el trabajo, centrándote en los resultados más que en su contribución. Por ejemplo, acuerda los resultados y los productos del trabajo, pero se flexible sobre cómo, dónde y cuándo el equipo cumple esos objetivos. 

Esta estrategia refuerza la idea de que la participación de los miembros del equipo se valora por su contribución, no por su ubicación. La idea de “igualdad en la colaboración” es fundamental para eliminar las preocupaciones, actuales y futuras, de que los participantes en la oficina puedan verse favorecidos debido a su presencia física en un espacio de trabajo proporcionado por la empresa.

N.º 3: Herramientas y equipo

Proporciona una guía clara sobre qué tecnología y qué herramientas están disponibles, cuándo usarlas y para qué. Asegúrate de que todos los equipos funcionan correctamente y permite que los miembros del equipo mejoren su destreza digital, pero también deje claro que los empleados deben aprovechar su propia competencia digital como un ingrediente esencial en el teletrabajo y el trabajo híbrido efectivo. 

Las reuniones virtuales constituyen un buen ejemplo. La organización de TI está a cargo del aprovisionamiento continuo de equipos y de la prestación de servicios de soporte efectivos, pero tus reglas básicas deben responsabilizar a los miembros del equipo para saber cómo usar todas las funciones relevantes y observar las buenas prácticas en materia de compliance (cumplimiento). 

Siete pautas para conseguir equipos híbridos y remotos más felices

El diálogo del equipo sobre esas reglas básicas puede ayudar a tu equipo a sentirse más involucrado y que tiene el control de sus propias condiciones de trabajo remotas e híbridas. 

Aquí damos siete ejemplos de los tipos de pautas de sentido común que puedes establecer para que los miembros del equipo híbrido y remoto se sientan más cómodos.

1. Anima a los miembros del equipo a armonizar su propia vida laboral y personal, combinando creativamente las obligaciones personales, familiares y laborales siempre que se cumplan los resultados deseados. Permite que los miembros del equipo negocien la distribución de las obligaciones laborales cuando sea necesario.
2. Sé flexible con los códigos de vestimenta virtuales y la apariencia. Por ejemplo, permite que las preferencias individuales dicten la elección del fondo de vídeo de cada miembro del equipo, siempre que esas preferencias sean apropiadas para el objetivo y el estado de ánimo de la reunión.
3. Da prioridad a la comunicación y a la escucha empáticas. Esto se aplica tanto a los responsables de equipo como al liderazgo ejecutivo. Mantén a los miembros del equipo bien informados sobre todos los asuntos que les afectan. Busca activamente señales que te ayuden a detectar que alguien está luchando o sufriendo fatiga con el teletrabajo.
4. Permite que los miembros del equipo establezcan su propio horario de trabajo y fijen su lugar de trabajo, siempre que participen plenamente en las actividades del equipo y mantengan resultados de trabajo adecuados. Por ejemplo, los miembros del equipo pueden fijar tiempos específicos para la colaboración frente al trabajo individual, pero pueden necesitar priorizar zonas horarias superpuestas para el trabajo colaborativo. 
5. Deja que el equipo determine de forma colectiva los tiempos de respuesta con varias modalidades de colaboración. Por ejemplo, acepta responder en un plazo de dos horas a los mensajes de voz o chat, pero hasta un día laborable para los correos electrónicos que no sean urgentes. Acuerda que los miembros del equipo no necesitan responder a asuntos laborales que no sean urgentes fuera de las horas de trabajo publicadas.
6. Establece límites para las reuniones. Los miembros del equipo deben acordar la necesidad, el momento, la duración y la ubicación de las reuniones de equipo. Las reuniones que incluyan a miembros del equipo tanto remotos como que trabajan en la oficina deben esforzarse por lograr la igualdad de oportunidades de participación.
7. Acuerda unos estándares de colaboración remota. Asegúrate de que todos tienen acceso y utilizan dispositivos terminales, conectividad a Internet y capacidades adecuadas de sonido, iluminación y vídeo para participar de manera productiva en la colaboración virtual. Acuerda el uso de funciones comunes, como los hashtags y las @menciones.

El giro hacia los entornos de trabajo híbridos acaba de empezar, y la mayoría de las empresas lo están descubriendo a medida que avanzan. Estas reglas son parte de este viaje y permiten que las personas y los equipos establezcan sus propios caminos a la vez que se adhieren a las pautas organizativas. 

Las pautas no solo permiten la creación conjunta y la innovación de base del trabajo híbrido, sino que, además, ayudan a los nuevos miembros del equipo a determinar y adoptar rápidamente las normas culturales del equipo.